Nach Einleitung des Ombudsverfahrens setzt die Ombudsstelle die Ombudsfrau von der Beschwerde in Kenntnis. Gleichzeitig werden die beteiligten Parteien schriftlich über die Weiterleitung an die Ombudsfrau informiert.

Die Ombudsfrau prüft als Erstes die Zulässigkeit des Ombudsverfahrens.

Damit das Verfahren zulässig ist, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• Es handelt sich um einen nach der Verfahrensordnung zulässigen Verfahrensgegenstand. Nicht zulässig sind z. B. Beschwerden, die reine Managemententscheidungen oder einen Gesellschafterbeschluss betreffen.
• Der Streitfall war oder ist nicht bereits bei Gericht anhängig.
• Es wurde in der Streitfrage noch kein außergerichtlicher Vergleich abgeschlossen.
• Es wurde oder wird nicht bereits ein Schlichtungsversuch durchgeführt.
• Der geltend gemachte Anspruch darf nicht bereits verjährt sein.

Darüber hinaus muss die Ombudsfrau die Schlichtung des Verfahrens ablehnen, wenn diese die Klärung einer grundsätzlichen Rechtsfrage beeinträchtigen würde.

Dies gilt auch, wenn zu erwarten ist, dass wegen einer Vielzahl gleich gelagerter Fälle in Bezug auf eine Fondsgesellschaft Beschwerden eingereicht werden. Man spricht dann von einem Musterfall. Diese Fälle sollen der ordentlichen Gerichtsbarkeit vorbehalten bleiben.

Die Ombudsfrau wird die Schlichtung ebenfalls ablehnen, wenn Beweisschwierigkeiten bestehen, denn sie führt selbst keine Beweisaufnahme durch. Davon ausgenommen sind Beweise, die durch Vorlage von Urkunden angetreten werden können.